【人事を唸らせる!?】電話応対のポイント教えちゃいます!!【18卒必見】

2017年5月20日

やあ、どうもこんにちわ。

クリスハートもびっくりの美声の持ち主、キエです。

 

これから雨の時期というところで、

1曲歌わせていただきます。

 

聴いてください。

『カタツムリ』。

 

~1番~

デーンデーンむーしむっしーかーたつぅむりぃー!!

おーまえっのめぇだまーはどぉーこにあっるー!!

つーのだっせっやーりだっせっめーだまーだっせー!!

 

~2番~

デーンデ…電話応対とかって就活生のみなさんはやったことあります?

(唐突な曲終了 ご清聴THE恐縮)

 

てなわけでですね、就職活動をしていると、

企業のかたと電話でやり取りする場面もあるわけですね。

 

心理学で「ハロー効果」なんてムツカシイ言葉がありまして

最初の電話がその後の面接の結果を左右してしまうなんてこともありえます。

 

以前、心理学用語について取り上げましたので、

そちらもぜひごらんください。

 

【18卒必見】面接官を手玉にとる心理学、調べてみた!!【面接対策】

 

さて、というわけで今回はこちらです。

 

【電話応対】人事を唸らせる!?通話のマナー【18卒必見】

 

では参りますよ~!!

 

 

電話応対の基本

突然かかってくる電話……。

誰だろうと思って取ってみたら第一志望の企業から!!

 

そんなとき、あなたは慌てずに話すことってできますか?

 

普段、SNSをすることは多くても、

電話応対ってなんだかハードルが高い気がしちゃいますよね…?

 

でも基本さえ押さえてしまえば、

電話応対って簡単なんです!

 

まずは基本的に以下のことを心がけましょう。

 

 

・口を開けるのを意識してはっきりとしゃべること。

・向こう側には見えなくても、表情をちゃんと作ること。

 

 

・下を向いて声をくぐもらせないこと。

 

もちろん礼儀も重要ですが、それ以上に重要なのは、

相手にハキハキとした印象を与えられること。

 

家で寝転がっている最中に電話がかかってきたからといって

そのままの体勢で出るというのはNGです。

 

相手から見えていないようでも、

声の調子から、相手には確実に伝わっています。

 

このことに注意しながら、これから電話をかける場合、

電話がかかってくる場合の応対のポイントを押さえていきましょー!

 

電話をかける場合

まずはポイントその1。

 

採用の不明点などについて企業に電話をかける場合、

「〇〇大学の〇〇と申します」

と名乗りから始めているかた、多いのではないでしょうか。

 

コレ、社会人になると、

相手に無礼だと思われかねない行動です。

 

まずはきちんと挨拶してから名乗りをいれ、そして本題に入りましょう。

 

基本的には

「お世話になっております」

朝などであれば

「おはようございます」

と言うのが一般的です。

 

そしてポイントその2。

 

これもありがちなのですが、名前を言ってから突然、

「御社のエントリーの受付開始はいつからでしょうか」

 

と単刀直入に不明点を訊いてしまうかたがいらっしゃいます。

 

企業の電話というのは、

かならずしもあなたが訊きたい情報を知っている人が出てくるとは限りません。

 

まずは最初にきちんと

「御社のHPに記載の採用情報について不明点があって連絡させていただきました」

などのように用件から伝えるようにしましょう。

 

もし、そこで別のかたに取り次いでもらえた場合には

「恐れ入ります」

「よろしくお願いいたします」

などと一言入れ、担当のかたが電話に出たら改めて挨拶と名乗りを入れましょう。

 

また不明点を教えていただいて、電話を切る際には、きちんと

「お忙しいところありがとうございました」

とお礼を忘れないようにしましょう。

 

電話をうける場合

注意しなければならないことは

「もしもし〇〇です」

と言ってしまうことです。

 

「もしもし」は基本的に電話応対ではNGとされています。

 

親しい人との電話でよく言ってしまうかたも多いとは思いますが、

極力、普段から言わない練習をしておきましょう。

 

もし企業から電話がかかってきた際は、

「お電話ありがとうございます。〇〇大学の〇〇です」

というように受け答えするのがベストです。

 

かかってきた番号が企業からだと分からなかった場合でも

「はい。〇〇です」

のように最低でも「もしもし」は言わないようにしましょう。

 

企業のかたから電話がかかってくるときというのは

・説明会などの参加の確認

 

 

・選考の合格通知

というような場面が多いです。

 

説明会の参加確認をされた際は

「はい。〇月〇日の日程でお間違いないです。当日はなにとぞよろしくお願いいたします」

などのように日程の繰り返しとお願いを。

 

選考の合格通知をいただいた際は

「ありがとうございます。大変うれしく思っております」

などのようにお礼と気持ちを伝えるようにすると良いです。

 

 

ダメな表現、便利な表現

電話応対で基本的にNGとされている言葉遣いで主なものは以下の通りです。

・「なるほど」

・「もしもし」

・「すいません」

・「ごめんなさい」

・「なるほど」

 

よく「なるほどですね」という言葉を使う人がいますが、

「なるほど」というのは感動詞、副詞として

用いられる言葉なのでこれは間違いです。

 

「なるほど」という言葉自体にも、

やや上から目線のニュアンスがあるため用いないようにしましょう。

 

使う頻度が高い表現は以下の通りです。

・「恐れ入ります」「恐縮です」←「すいません」の言い換え

・「申し訳ないです」←「ごめんなさい」の言い換え

・「~かねます」←「~できません」の言い換え

・「左様です(左様でございます)」←「そうです」の言い換え

・「存じ上げかねます」←「わかりません」「知りません」の言い換え

・「お忙しいところ恐れ入ります」

 

なかでもよく使うのが「恐れ入ります」です。

 

クッション言葉という言い方をされることもありますが、何かを頼んだりする際に、

「恐れ入りますが」と文頭に添えることで表現が丁寧になります。

 

 

いかがだったでしょうか。

 

しっかりした電話応対をして良い印象を与えられれば、

周囲と差をつけられること間違いなしです。

 

慣れるまでは少し時間がかかるかもしれせんが、

実際に使ってみれば意外と簡単に電話応対ができるようになりますよ!

 

では、みなさんの就職活動を応援しております!

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