お役立ちシリーズ 今更人に聞けないシリーズ

【今更人に聞けない】エントリーシート、内定合意書、会社に書類を送る際のマナー!!

投稿日:2018年9月7日 更新日:

ちょりーっす、みんなお元気ですか!

リスねぇです!

とうとう9月になってしまいましたね…。

空気も若干秋っぽくなってきて、これから涼しくなるのかなぁ、と期待させてくれますよね^^

 

さて、今日は企業に書類を送る際に気をつけるべきことについて、まとめてみました。

エントリーシートだけじゃなく、内定をもらったあとに送る”内定合意書”や、

その他書類を送るときって、意外とどうやって送るのが正しいのかわからなかったりしませんか?

ここらで一度チェックしておきましょう!

 

書類を送る前にまず用意するもの

まず必要なものを揃えるところから。

これは絶対!というものからチェックしていきましょう。

・送付する書類
まずは送付する書類がなければ始まりません。
誤字脱字が無いかしっかりチェックしてくださいね。
送ってしまうと手元からなくなってしまうので、コピーをとっておくのが基本!

・A4サイズが入る白色封筒
A4のサイズを折り曲げなくても入る封筒を用意!
白色の封筒を準備しておいてください。
(クラフトタイプ(茶色系)の封筒は重要書類を送るのにあまり使われません)

・クリアファイル
大切な書類が汚れたり折れたりすることを防いでくれるクリアファイル!
ビジネス書類などは一般的にクリアファイルに入れて送るのが一般的です。
100円均一ショップなどで10枚以上まとめて売ってますので用意しておきましょう。

・送付状
入れ忘れてはいけないのは、何の書類を送付したかという証明にもなる送付状です。
送付状は書類の一番上に入れ、クリアファイルから見えるようにしておきます。詳しい作り方は次の章でご紹介します。

送付状については次の項目で詳しく説明しますね。

 

送付状ってなぁに

エントリーシートや、内定承諾書に限らず、ビジネス書類の場合は必ず送付状をつけてご送付します。

・送った書類の内容確認
送付状には「何の書類が何部入っているか」ということが明記されていますので、
もし一部の書類が紛失していた場合、送付者に何が何枚足りないよ!という確認にもなります。

・受け取ってもらったお礼
封筒を開けて書類しか入っていなかった場合、あまり良い印象をもたれません。
お礼やご挨拶もかねていますので、うっかり忘れてしまうと失礼にあたります。
必ず忘れないようにしましょう。

・送付状に書くべき内容

送った日付
お相手の社名、部署名、役職、お名前(フルネーム)
自分の名前、住所、連絡先、メールアドレス(学生の場合は大学名・学部名も記載しましょう)
題名(何の件で書類送付をしてきたのか概要がわかるように)
受け取っていただいたことのお礼と、ご挨拶
何の書類を何部送ったのか

送付状の意味合いとしては、それだけで何の用事だったのかをわかるようにするという意味があります。

送り先や送り主はもちろん封筒にも書きますが、封筒なしのクリアファイルだけでも誰宛で誰から何が届いたのかがわかるようにしておけば、

封筒から出しても管理が煩雑になりません。

このような配慮ができるかどうかも、ビジネスパーソンとしては重要といえます。

 

ここまでくれば封筒に入れる内容はバッチリです!

次は封筒の取扱いですね。

 

封筒の書き方

・油性で書くこと
ペンなどは雨に濡れても大丈夫なように、油性で記述しましょう。
水濡れでにじみ、住所や中の書類が見えなくなってしまってはせっかく書いたのにもったいないですよね。

表面

表面には相手先企業の郵便番号、住所、社名、部署名、役職、お名前、そして書類の在中コメントを書きます。書き方のポイントと、実際の書き方例を載せましたのでご参照ください。

・企業名称、住所、部課名、役職などは記載の通り忠実に縦書きで書く
企業名称、住所、部課名、役職などを省略することは失礼に当たりますので、必ず応募先住所として記載されている通りに記述しましょう。
また、採用担当者宛となっている場合は、「採用ご担当者 様」、
人事部人事採用課宛であれば、「株式会社◯◯ 人事部人事採用課 御中」などのように記載するようにしてください。
御中の場合はお名前を書く中央の部分に「人事部人事採用課 御中」と書きます。

・応募書類在中は左下に赤字で記述し、四角囲みする
応募書類などを送る場合は応募書類在中、履歴書送付の場合は履歴書在中などと重要書類が入っていることを伝える意味があります。
必ず忘れずに記載しましょう。

裏面

裏面には郵送日の日付、自分の郵便番号、住所、名前、大学名、学部・学科を書きます。

・提出年月日を書く
書類に書く年月日の記述は、元号で統一しましょう。
元号も含めて年月日を書いておけば、万一のときに提出日を追うことができます。
書く場所は左上の部分です。

・封筒は右半分に住所、左半分に名前、学校名・学部・学科を書く
封筒の左側にすべてを記述すると思う方も多いですが、封筒は右半分に郵便番号と住所、左半分に名前と学校名・学部・学科を書くのが正式です。

・締め(〆)マークを忘れない
「これで封をしましたよ」という印の締めマークですが、封筒で郵便物をあまり出さない方にはなじみのないものです。しかし、重要なものですので忘れずに記入してください。

 

最後に

締切にかかわらず、早めに出しましょう。

締め切りギリギリの到着はあまり印象がよくありません。

また、出す際は郵便局の窓口を利用しましょう。

切手が足りないということを確実に避けるためにも、必ず郵便窓口で確実に金額を確定させてから提出を行いましょう。

ポストに投函するよりも手渡しのほうがきれいな状態で届きますしね!!

 

 

さて、いかがだったでしょうか。

今更人に聞くのもなんだか気がひけるけど、正解の出し方がわからない…

という事があると思うので書いてみました。

少しでもお役に立てれば幸いです^^

 

書いた人:リスねぇ

 

マイナビ2019

第二新卒・既卒の求人・転職サイト

-お役立ちシリーズ, 今更人に聞けないシリーズ
-, ,

執筆者:risu

関連記事

【面接対策】なんで聞かれる?!失敗談!!

ちょりっす。 こちらではお久しぶり、リスねぇです!! みんな夏を満喫しているかな?? どっちかっていうと、夏が日本を満喫しているよね… 暑いし、台風直撃コースだし…(ヽ´ω`) さて、そんな天気に振り …

【今さら人に聞けない】日経平均株価…ってなんのこと?

ちょりーっす! 今期のアニメは「ウマ娘 プリティーダービー」をウキウキしながら視ているリスねぇです!! 私元々マキバオーがめちゃめちゃ好きで、新卒のときはJRAの説明会も行ったくらい競馬好きなんですよ …

【今さら人に聞けない】東証マザーズってなぁに!!

ちょりっす。 最近話題のVtuberになりたいリスねぇです。 誰か3Dモデル作ってくれ~~(他力本願寺)😣😣😣😣 就活生とかYouTube見てる子多そうなので、そういったところにアプローチしていきたい …

【知っておこう】「暑中見舞い」の基本!!

ちょりーっす、リスねぇだよぉ!(某HAY●TO様風)←分かる人だけ分かって いつの間にか観測史上最速の梅雨明けを迎え、 世は猛暑になっていっている今日このごろ、いかがお過ごしでしょうか!? リスねぇは …

Twitter界のプリンス(?)、シャープさんをこっそり調べてみた

  どもども。おのもんです。 さっそくですが、本日入ってきたニュース  毎日新聞  643 shares 8 users 21 pocket …